Medisch Secretariaatsmedewerker

Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen die de praktijk binnenwandelen. Je zorgt hierbij voor een efficiënt, professioneel en warm onthaal. Taken hierbij kunnen zijn: een korte babbel, basic inhoudelijke vragen beantwoorden over pilates of gym, attesten meegeven, afspraken inboeken.

Administratie van het paramedisch team, bestaande uit kinesitherapeuten, osteopaat, diëtist, psycholoog. Je bent verantwoordelijk voor het ingeven van voorschriften in de medische software, versturen van aanvragen naar mutualiteit of verzekeringsinstelling, het aanmaken van getuigschriften en facturen. Telefonisch of schriftelijk contact leggen met mutualiteiten of verzekeringsinstellingen, schrikt jou niet af.

Telefoonbeheer: je neemt de telefoon op. Basic vragen kan je zelfstandig beantwoorden. Andere vragen communiceer je door naar collega’s. Verder zorg je voor het opvolgen van de voicemailberichten.

E-mailbeheer: Beheer van onze algemene mailbox. Een groot deel van deze e-mails kan je zelfstandig beantwoorden. De e-mails die gericht zijn aan specifieke collega’s, stuur je door naar de betreffende collega.

Materiaalbeheer: je bent verantwoordelijk voor het wekelijks nakijken van de voorraad (medisch materiaal en kantoormateriaal) en bestelt waar nodig.

Beheer van betalingen: Je rekent af met patiënten na hun paramedische sessie. Verder help je cliënten uit pilates of gym verder met het aankopen van beurtenkaarten.

Afsprakenbeheer: Je maakt verdere opvolgafspraken met patiënten.Indien pilates of gym klanten vragen hebben over hun opkomende individuele- of groepssessies, help je hen hier ook mee verder. Indien een collega zich ziek meldt, zorg jij voor het annuleren en herplannen van patiëntenafspraken

Excellente organisatie- en communicatie skills

Je kan zelfstandig werken en je eigen tijds- en taakmanagement beheren

Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels, en bezit basiskennis van Frans

Bachelor in Office Management / Medical Office Management, of gelijkwaardig door ervaring

Aangezien je zal werken met patiëntengegevens, ben je contentieus en discreet

Je hebt kennis van Microsoft Office en Google Suite. Je bent bereid om vlot te leren werken met Crossuite (paramedische software), BSport (Software Pilates & Gym) en Notion (organisatie-software).

Je bent een teamplayer, en werkt vlot samen met je collega secretariaatsmedewerker (indien 2x half time) en de rest van het administratieteam. Om de continuïteit te bewaren, kan je gestructureerd en systematisch rapporteren aan je collega’s.