Waves Leuven Logo
NL
EN

Annulatie & Terugbetaling Beleid

Bsport – Pilates & Clinical Gym

1. Geldigheidsduur

Alle groepssessies zijn 6 maanden geldig vanaf de eerste boeking. Perinatale klanten zijn hiervan uitgezonderd en kunnen ons altijd contacteren via hello@wavesleuven.be als hun pas verloopt, zodat we deze zonder problemen kunnen verlengen. Passen voor privé sessies blijven onbeperkt geldig.

2. Annulaties

Groepssessies moeten >12 uur voor aanvang van je sessie eigenhandig worden geannuleerd via het Bsport boeking programma. Privésessies moeten >24 uur voor aanvang van je sessie worden geannuleerd. Bij annulering binnen deze periode wordt automatisch de beurt voor de les aangerekend.

3. Terugbetaling

WAVES doet altijd haar best om een uitstekende klantervaring te garanderen. Restitutie van ongebruikte passen en lessen is niet mogelijk.

4. Abonnementen

  • Een afgesloten abonnement bij WAVES geldt steeds voor een minimale periode van 2 maanden.
  • Na deze termijn kan het abonnement op elk moment worden stopgezet, op voorwaarde dat dit minstens 5 dagen voor de hernieuwingsdatum via e-mail wordt gemeld aan hello@wavesleuven.be.
  • Bij een tijdige aanvraag tot stopzetting wordt de volgende maand niet meer aangerekend.
  • Indien een terugbetaling gevraagd wordt wegens een fout van de gebruiker, wordt een administratieve kost van €15 in rekening gebracht.
  • Gebruikers van een abonnement volgen dezelfde annuleringsvoorwaarden als gebruikers van een beurtenkaart.
  • Abonnementen kunnen gepauzeerd worden voor een periode van minstens 14 dagen, op voorwaarde dat dit minstens 7 dagen op voorhand wordt aangevraagd.
  • Wanneer er meer dan twee keer per maand een sessie wordt geannuleerd minder dan 12 uur op voorhand, wordt een aanmaningskost van €10 aangerekend op de interne account van de gebruiker.

5. Aankoop van passen

Elke deelnemer kan steeds maximaal een 10-pak voor groepslessen en privé-lessen per keer kopen. Vanaf dat ze vijf beurten hebben gebruikt van hun huidige pas, kunnen ze een nieuwe 10-pack kopen.

6. Beleid voor Studenten Mat Pilates Pas – Voorwaarden

A. Toekenning Studentenstatus

Om in aanmerking te komen voor de Studenten Mat Pilates Pas, moeten individuen een geldig inschrijvingsbewijs van een middelbare school, hogeschool of universiteit indienen via hello@wavesleuven.be. Het bewijs moet duidelijk het lopende academische jaar vermelden.

B. Jaarlijkse Verlenging

Studentenstatus vervalt jaarlijks op 1 september. Om gebruik te blijven maken van de studentenkorting, moeten studenten een nieuw inschrijvingsbewijs voor het komende academische jaar aanleveren.

C. Leeftijdsgrens

Studentenpassen zijn uitsluitend beschikbaar voor studenten tot en met 24 jaar.

D. Geldigheid

De Student Mat Pilates Pas is geldig gedurende 3 maanden vanaf de aankoopdatum. Ongebruikte sessies verlopen automatisch na deze periode en kunnen niet worden terugbetaald of overgedragen.

Beleid voor Polestar studenten – 10% korting op groepslessen – voorwaarden

A. Wie komt in aanmerking?

Alle studenten die ingeschreven zijn in een Polestar Pilates Mat- of Comprehensive-opleidingsprogramma.

B. Duur van de korting

  • De korting is geldig vanaf de start van je Polestar-traject tot en met het jaar volgend op het afronden van je M6 (comprehensive opleiding) of M2 (mat opleiding).
  • De korting vervalt automatisch op 31 december van het desbetreffende jaar.

C. Hoe activeer je de korting?

  • Stuur een e-mail naar hello@wavesleuven.be met een bewijs van inschrijving.
  • Na verificatie ontvang je een persoonlijke kortingscode, en wordt een Polestarstudent-tag aan je profiel toegevoegd.
  • Deze code geeft je recht op 10% korting op alle groepslessen bij Waves.

D. Korting verlengen

  • De korting vervalt jaarlijks op 31 december.
  • Wil je het jaar nadien opnieuw gebruik maken van de korting? Vraag dan een nieuwe code aan door een e-mail te sturen naar hello@wavesleuven.be.

Crossuite – Health: Kinesitherapie, Osteopathie, PMT

1. Annulaties

Afspraken tussen therapeut en cliënt dienen altijd 24 uur voor het tijdstip van de afspraak geannuleerd te worden. Dit om ervoor te zorgen dat de beschikbare behandelplekken optimaal benut worden en de tijd van de therapeut gerespecteerd wordt. Bij annulering binnen de termijn van 24 uur wordt de sessie volledig in rekening gebracht bij de volgende afspraak. Annulaties kunnen doorgegeven worden via ons algemeen nummer 016/58.04.14 of via ons e-mailadres hello@wavesleuven.be.

Foundations Programme

1. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor deelname aan het Foundations Programme (voedings- en bewegingsbegeleiding) via een maandelijks abonnement. Door in te schrijven ga je akkoord met deze voorwaarden.

2. Formules & Duur

  • Keuze uit 2 formules:
    • Basic: €177/maand
    • Extensive: €249/maand
  • Vaste initiële looptijd: 12 maanden.

3. Start, Verlenging & Opzeg

  • Het abonnement start op de overeengekomen startdatum en loopt exact 12 maanden.
  • Na deze periode wordt het abonnement stilzwijgend per maand verlengd.
  • Opzeg na de 12 maanden: maandelijks mogelijk mits schriftelijke opzeg via e-mail naar hello@wavesleuven.be, ten laatste 5 dagen vóór de volgende verlengingsdatum.
  • Vervroegde stopzetting tijdens de eerste 12 maanden is niet mogelijk, behalve in de uitzonderingen onder artikel 7.

4. Betaling

  • Maandelijks via overschrijving of domiciliëring (SEPA).
  • Laattijdige betaling: administratieve kost van €15 per aanmaning.
  • Bij aanhoudende niet-betaling kan toegang tot sessies tijdelijk worden geblokkeerd tot de openstaande bedragen zijn voldaan.

5. Pauzes (tijdelijke onderbreking)

  • Aanvragen: schriftelijk via e-mail minstens 7 dagen vooraf.
  • Minimumduur: 14 opeenvolgende dagen.
  • Een pauze verandert de totale einddatum niet automatisch. Enkel wanneer dit uitdrukkelijk schriftelijk wordt bevestigd, wordt de einddatum verlengd met de pauzeduur.

6. Sessies boeken & annuleren

  • Groepssessies: zelf annuleren via Bsport >12 uur vóór aanvang.
  • Privésessies: annuleren >24 uur vóór aanvang.
  • Bij late annulatie/no-show wordt de beurt in rekening gebracht of afgeboekt van het pakket.
  • Bij herhaald laat annuleren (meer dan 2 keer per maand): €10 administratieve kost op de interne Bsport-account.

7. Uitzonderlijke vervroegde stopzetting (binnen 12 maanden)

Vervroegde beëindiging kan uitsluitend bij gegronde redenen, te staven met bewijsstukken:

  • Medische noodzaak die verdere deelname verhindert (met geldig attest).
  • Verhuis buiten een straal van 30 km rond Leuven.
  • Andere uitzonderlijke omstandigheden, te beoordelen door Waves Leuven. Bij goedkeuring geldt een opzegtermijn van 1 maand vanaf de bevestiging.

8. Terugbetalingen & administratie

  • Geen restitutie van ongebruikte sessies of maanden binnen de eerste 12 maanden.
  • Terugbetalingsaanvragen door gebruikersfout (bv. dubbele aankoop) kunnen, indien toegestaan, gebeuren mits €15 administratiekost.

9. Aansprakelijkheid & gezondheid

  • Deelname gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. Waves Leuven is niet aansprakelijk voor blessures of gezondheidsproblemen die buiten haar redelijke controle vallen.
  • Deelnemers verklaren in voldoende gezondheid te zijn en melden relevante medische info proactief aan hun coach/therapeut.

10. Privacy (GDPR)

Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de GDPR en enkel voor het uitvoeren van het programma en aanverwante dienstverlening. Raadpleeg onze Privacyverklaring (op aanvraag of via onze website) voor je rechten en details rond bewaartermijnen, verwerkers en datatoegang.

11. Toepasselijk recht & geschillen

  • Belgisch recht is van toepassing.
  • Geschillen vallen onder de bevoegde rechtbanken te Leuven.

Ongevallen Verzekering

Bsport – Pilates & Clinical Gym

  •  Alle deelnemers aan groeps- en individuele Pilates en Clinical Gym sessies bij Waves zijn verzekerd door KBC Verzekeringen in geval van blessures tijdens deze lessen. In het geval van een duidelijke fout of foutieve beoordeling van de instructeur, waardoor de deelnemer letsel oploopt, wordt de beroepsverzekering van de instructeur aansprakelijk gesteld voor de kosten van het letsel.

 Crossuite – Health: Kinesitherapie, Osteopatie, PMT 

  • Alle cliënten zijn verzekerd door de beroepsaansprakelijkheids verzekering van hun therapeut tijdens hun behandelsessie in Waves. Deze verzekering dekt letsels die het gevolg zijn van een duidelijke fout of foutieve beoordeling van hun respectievelijke therapeut. Verwondingen die zouden kunnen ontstaan door toeval of pech tijdens hun behandelingssessie, zijn verzekerd door de Waves KBC verzekering zoals vermeld in de voorgaande sectie.
  • Alle Belgische therapeuten hebben een wettelijke en ethische verplichting om de best mogelijke zorg te verlenen aan elke individuele cliënt. Dit resulteert echter niet in een garantie op therapiesucces. Hier is spraken van een Inspannings verbintenis en geen Resultaten verbintenis.

Bij ongeval zal Waves de volgende stappen ondernemen:

Op moment van het ongeval

  1. De klant wordt verzorgd door het Waves personeel om het comfort van de klant te maximaliseren.
  2. De nodige stappen worden ondernomen om de verdere verzorging van de cliënt op te starten. Familie wordt geïnformeerd en ambulance wordt gebeld indien nodig door Waves personeel.
  3. Een letsel rapport zal worden geschreven door het Waves personeel zodat de exacte details van het letsel worden genoteerd voor de ziektekosten-verzekering van de cliënt en de KBC verzekering van Waves.

Na het ongeval

  1. De klant wordt gevraagd zijn relevante informatie door te sturen naar hello@waveleuven.be zodat Waves het verzekeringsrapport kan indienen.
  2. Het letselverslag en de gegevens van de klant worden doorgestuurd naar KBC verzekeringen.
  3. Alle verdere stappen en communicatie verlopen via het hello@wavesleuven.be kanaal.

Dit beleid is voor het laatst herzien op 01/01/2024.